Tips Cetak / Print Raport Excel Rapi dan Tidak Terpotong

Di akhir semester Guru ataupun Tenaga Administrasi disibukkan dengan pekerjaan cetak mencetak raport. Pada postingan ini kita akan berbagi tips cara cetak atau print raport berbasis excel agar Rapi dan Tidak Terpotong.

Tips ini secara umum dapat digunakan untuk semua aplikasi raport berbasis excel ( apk13sd, raport Kang Martho, ataupun raport lainnya ) karena pada dasarnya ini hanyalah tentang pengaturan print yang mungkin belum diketahui karena jarang mengutak atik excel.

Aplikasi raport manual berbasis excel masih banyak dipilih dan digunakan sebagai alternatif aplikasi raport berbasis web yang kini juga sudah banyak dikembangkan seperti E-Rapor untuk sekolah naungan Kemendikbud, dan Aplikasi Raport Digital (ARD) untuk madrasah naungan Kemenag.

Untuk tutorial ini kita menggunakan aplikasi raport apk13sd dengan aplikasi Microsoft Excel 2007. Jika menggunakan versi Excel yang lebih baru (Excel 2020, 2013, 2016, 2019) secara garis besar sama, cuma mungkin sedikit berbeda dari segi bentuk detail icon tampilannya.

Baik langsung saja kita bahas

Tips Cara Cetak / Print Raport Excel Rapi dan Tidak Terpotong

1. Ketahui Ukuran Kertas Cetak Raport

Ukuran kertas yang biasa digunakan di Indonesia adalah kertas ukuran F4 dan A4. Ukuran kertas F4 yaitu 21,5 x 33,0 cm. Sedangkan kertas ukuraun A4 yaitu 21,0 cm x 29,7 cm.

Namun di laptop biasanya tidak ada ukuran F4, sedangkan ukuran "Letter" dan "Legal" berbeda dengan ukuran "F4". Untuk itu jika Anda menggunakan kertas F4 sedangkan pengaturannya menggunakan Letter ataupun Legal maka hasil print akan terpotong.

Untuk cetak / print raport saya lebih suka dan menyarankan untuk menggunakan kertas ukuran "A4" hal ini dikarenakan disetiap laptop ataupun printer ada settingan untuk kertas jenis ini. Selain itu cetak dokumen penting seperti raport menggunakan A4 akan terlihat lebih profesional dan jika untuk keperluan fotocopy legalisir maka akan masih menyisakan ruang untuk cap/stempel legalisir.

2. Mengatur Page Setup Excel

Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, ukuran kertas, dan batas kertas gunakan menu Page Setup. Klik menu "Page Layout" --- "Page Setup" --- " Paper Sise" pilih A4.

Kemudian untuk "Margin" atau batas kertas print, silahkan sesuikan dengan keperluan. Untuk batas kertas / margin sebelah kiri / left, biasanya dibuat lebih lebar karena jika akan dibendel maka masih menyisakan ruang.

Selanjutnya "Header/Footer", karena raport berlembar-lembar maka untuk mengantisipasi urutan halaman raport yang tertukar kita bisa menggunakan menu atau fitur Footer.

Dengan adanya footer ini nantinya disetiap halaman yang dicetak pada bagian bawah akan tertulis keterangan yang telah kita buat misalkan disini kita buat "Rapor Kelas VII - Tahun Pelajaran 2025/2026 - Semester I"

Dengan begitu maka akan mencegah halaman raport yang tertukar urutan kelasnya maupun semesternya. Seperti yang kita lakukan bahwa raport ini tidak dibendel namun disimpan kedalam map.

Membuat Background Watermark Raport

Pada menu "Page Setup", Anda juga bisa memasang atau membuat background watermark/tanda air raport.

Membuat background tanda air pada raport merupakan cara agar dokumen raport lebih terkesan unik dan lebih bagus.

Selain itu tanda air juga bisa dipakai untuk melindungi keabsahan/keaslian sebuah dokumen, untuk menghindari pemalsuan dokumen raport.

Adapun cara untuk membuat backgroud tanda air pada raport kurikulum 2013 adalah sebagai berikut.

1. Persiapkan gambar backgroud, disini sebagai contoh kita menggunakan logo Tut Wuri Handayani, jika sudah punya logo sekolah tersendiri bisa dikombinasikan. Berikut ini adalah logo tutwuri yang telah saya ubah warnanya menyesuaikan warna jenjang.

Logo Tut Wuri SD Warna Merah

Logo Tut Wuri SMP Warna Biru

Logo Tut Wuri SMP Warna Abu-Abu

2. Masuk ke menu "Header Footer", disini saya menggunakan menu header, silahkan masukan logo yang hendak dijadikan backgroud tanda air. Untuk memposisikan agar di tengah, Anda bisa melakukan enter seperti gambar di bawah ini.

3. Sesuikan Pengaturan Kertas Pada Printer

Waluapun kita sudah mengatur kertas melalui "Page Setup", hasilnya akan kurang maksimal jika kita tidak mengatur juga pada pengaturan Printer.

Cara melakukan pengaturan kertas pada printer yaitu tekan tombol CTRL + P , selanjutnya pilih printer yang digunakan --- "Propertis"

Disini saya menggunakan Printer Canon, untuk memilih Ukuran Kertas silahkan klik pada menu "Printer Paper Size"

Dengan begitu hasil ukuran print out raport akan presisi dan maksimal.

4. Menggunakan Menu Page Break Priview

Menu "Page Break Preview" ini akan berguna untuk melihat secara langsung area mana yang akan tercetak dan terpotong. Akan ada tanda garis berwarna biru yang dapat Anda geser-geser atau sesuaikan bagian mana yang akan dopotong hasil cetaknya.

Untuk memunculkan fitur garis berwarna biru ini, silahkan klik pada Menu "View" --- "Page Break Preveiw"

Untuk menampilkan ke tampilan normal silahkan pilih menu "Normal"

Related: Pelaksanaan Ujian Sumatif Akhir Semester TA 2025/2026

5. Menggunakan Fitur Set Print Area

Karena excel berbentuk kotak-kotak cells bagi sebagian orang memang mengalami kesulitan dalam melakukan cetak. Namun jika sudah terbiasa tentulah hal yang mudah.

Di excel tersedia bebagai fitur menu untuk cetak, salah satunya adalah "Set Print Area"

Dengan menggunakan "Set Print Area", Anda akan langsung dapat mencetak raport sesuai area yang telah dilih dan tidak perlu memblok selection ketika akan mencetak.

Caranya silahkan blok dulu area raport yang akan dicetak --- selanjutnya pilih menu "Page Layout" --- "Print Area" --- "Set Print Area"

Untuk mengembalikannya seperti semula pilih "Clear Print Area"

Batas cetak akan ditandai dengan tampilan garis putus-putus seperti gambar dibawah ini.

6. Sesuaikan Lebar Kolom dan Baris

Nilai deskripsi pada raport Kurikulum 2013 memberikan tantangan tersendiri pada sebuah aplikasi raport, diantaranya pada hasil printout yang kadang terlalu panjang dan ada yang tidak tercetak.

Sebenarnya dalam juknis disebutkan bahwa deskripsi dibuat di langkah akhir dan kata-katanya dapat disesuikan dengan mengacu pada nilai KD tertinggi dan KD Terendah.

Lalu bagaimana cara agar tampilan nilai deskripsi raport rapi dan terlihat jelas ataupun tidak terpotong? silahkan sesuaikan lebar kolom maupun baris dengan cara klik tahan geser pada batas baris maupun kolom

Untuk aplikasi raport "apk13sd" dibuat dengan menggabungkan beberapa kolom tujuanya agar rapi, jika baris atau kolom dirasa terlalu lebar maka Anda cukup menyembunyikan baris atau kolom yang tidak terpagai.

Caranya blok, kemudian "klik kanan" --- pilih "hide". Untuk menampilkan kembali pilih "Unhide"

Jika Anda tidak dapat mengatur lebar kolom baris, ataupun melakukan hide baris, kemungkinan sheet cetak raport telah di protect.

Kita dapat membuka kuncian sheet / proteksinya terlebih dahulu dengan cara klik menu "Review" --- "Unprotect Sheet".

Namun jangan lupa setelah di edit atau dimodifikasi silahkan "Protect Sheet" kembali untuk menghindari rumus error karena tidak sengaja terhapus.

7. Print Preview

Sebelum Anda benar-benar mencetak, silahkan lakukan dahulu Print Preview. Ini akan menampilkan hasil cetakan / printout. Caranya silahkan tekan tombol CTRL + P --- pilih "Print Previw"

Gunakan menu "Next Page" untuk melihat halaman berikutnya, dan "Previous Page" untuk menampilkan halaman sebelumnya.

Nah itulah Tips Cara Cetak / Print Raport Excel Rapi dan Tidak Terpotong yang bisa Anda praktikan dengan mudah.

Editor : Rusli

Yayasan Al-Munir Wahdah Islamiyah Gowa

Yayasan Al-Munir Wahdah Islamiyah Gowa

Tips Cetak / Print Raport agar Rapi dan Tidak Terpotong

Direktori Guru | 17 Desember 2025

pengumuman

event

populer